Hoy entra en vigor la obligación de generar en formato digital el documento electrónico de control administrativo (DeCA) exigido en el transporte de mercancías por carretera. El cambio afecta a la operativa diaria de cargadores y transportistas, que deberán asegurarse de que el documento se genera, conserva y puede mostrarse correctamente durante una inspección. TeamSystem repasa algunas de las principales dudas ante la entrada en vigor del nuevo sistema.
1. No basta con escanear el documento en papel
El documento deberá generarse directamente en formato digital a partir de los datos introducidos en una aplicación informática. Por tanto, no serán válidos los PDF obtenidos mediante el escaneo de documentos en papel o a partir de imágenes.
Los datos no podrán modificarse mediante anotaciones manuscritas sobre la copia en papel. El DeCA deberá generarse desde el principio con toda la información obligatoria, incluida, por ejemplo, la matrícula del vehículo. Si durante el transporte resulta necesario modificar alguno de sus datos, los cambios deberán realizarse digitalmente y quedar registrados.
2. El papel no desaparecerá de los camiones
Que el documento tenga que generarse digitalmente no significa que el conductor esté obligado a mostrarlo únicamente desde un dispositivo electrónico. El original deberá generarse en PDF, con un máximo de 5 MB y un código QR vinculado a una dirección web única, pero durante el transporte podrá mostrarse desde un dispositivo móvil o llevarse una copia impresa.
La descarga deberá ser directa, sin necesidad de introducir usuario o contraseña ni realizar pasos intermedios. Además, el cargador contractual y el transportista efectivo deberán conservar los ficheros durante al menos un año.
3. No habrá una plataforma única de la Administración
Los documentos tampoco tendrán que enviarse a un repositorio de la Administración. Será suficiente con conservarlos en un sistema que permita su descarga y asignar a cada documento una dirección web única.
La empresa o persona que genere el documento podrá elegir el dominio utilizado sin necesidad de comunicarlo previamente a la Administración.
4. No se podrá generar una vez iniciado el transporte
El DeCA deberá estar creado antes de comenzar el servicio. El sistema tendrá que dejar constancia tanto de la fecha y hora de creación como de cualquier modificación realizada posteriormente.
Esto no significa que el documento sea inmodificable una vez iniciada la ruta. La normativa permite realizar cambios durante el transporte, pero deberán efectuarse digitalmente y quedar registrados, manteniendo la trazabilidad del documento. Las anotaciones manuscritas sobre una copia impresa no se tendrán en cuenta.
5. La firma electrónica no será siempre obligatoria
La nueva regulación no exige la firma electrónica en todos los documentos. Según explica TeamSystem, será necesaria cuando el documento tenga también una finalidad contractual o cuando otra normativa aplicable así lo establezca.
El DeCA no es lo mismo que el eCMR
TeamSystem recuerda también que el DeCA no debe confundirse con la carta de porte electrónica (eCMR) ni con el futuro marco europeo eFTI. Desde el 5 de octubre, el documento de control deberá ser digital en los transportes nacionales de mercancías y en las operaciones de cabotaje realizadas en España. La carta de porte o eCMR, en cambio, seguirá siendo voluntaria en formato digital, mientras que el Reglamento europeo eFTI obligará a las autoridades a aceptar información electrónica a partir de 2027.
Los transportes internacionales que discurran parcialmente por territorio español continuarán utilizando la documentación establecida en los convenios internacionales correspondientes.
Según Roberto Soto, Head of Product de TeamSystem España, “estamos ante un cambio que va más allá de sustituir el papel por un PDF. El documento pasa a formar parte de un proceso digital que debe garantizar su generación previa al servicio, su trazabilidad y su disponibilidad inmediata cuando sea necesario”.
